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Starke partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der University of Northumbria in Newcastle, GB

Durch Vereinfachung der Produktpalette und der Belieferung können wir die CO2-Bilanz der Northumbria University sowie den Beschaffungsprozess für die Endnutzer und die Effizienz von Betriebsabläufen wesentlich verbessern. Schon im ersten Jahr der Zusammenarbeit erwarten wir eine Kosteneinsparung von 12% gegenüber dem Vorjahr.

Hintergrund: zu den Anliegen der Northumbria University

Die Northumbria University hat ihren Ursprung im Rutherford College, das 1880 gegründet wurde. Forschung und eine enge Anbindung an die Wirtschaft sind zentrale Anliegen der Bildungseinrichtung, die weltweit für akademische Spitzenleistungen bekannt ist.

Die Northumbria University suchte nach einem zentralen Lieferanten für ihre Reinigungs- und Hygieneartikel. Die Universität verfügt über zwei Hauptstandorte, die von über 150 Reinigungskräften gepflegt werden, denen vier Koordinatoren zur Betreuung der Mitarbeiter und Auftragsverwaltung zur Seite stehen.

Die Universität war auf der Suche nach einem Servicepartner, der über die Erfahrung und das Wissen verfügt, um einen reibungslosen Implementierungsprozess und ein Schulungsprogramm umzusetzen. Die Universität benötigte außerdem eine Absicherung, dass eine Zusammenarbeit während der gesamten Vertragslaufzeit gewährleistet ist und der Lieferant qualitativ hochwertige Produkte zu wettbewerbsfähigen Preisen, fortlaufende Schulungen und einen täglichen Endnutzer-Support anbieten kann.

Im Jahr 2016 war die Northumbria University zudem mit dem Silver Eco Campus Award ausgezeichnet worden. Es war daher für die Einrichtung wichtig, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der das Bestreben nach Nachhaltigkeit unterstützen und weitere Verbesserungen anbietet kann, um eine Zertifizierung nach ISO 14001 zu erzielen.

Zwischen der Northumbria University und Office Depot bestand bereits eine langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit bei der Lieferung von allgemeinem Büromaterial. Office Depot hatte sich während dieser Zeit als herausragender und vertrauenswürdiger Dienstleister erwiesen mit einem exzellenten Kundenservice sowie pünktlichen, korrekten und stets vollständigen Warenlieferungen.

Der Lösungsansatz von Office Depot

Der Auftragsvergabe folgte ein Planungstreffen mit den vier Reinigungs-Koordinatoren und dem Gebäudeverwalter. Der vereinbarte Ablaufplan der Implementierung umfasste eine Überarbeitung der Produktpalette begleitet von Schulungen und fachlichem Support sowie eine passgenaue Abstimmung von Lieferungen, Bestellungen, Rechnungsstellung und fortlaufenden Supportleistungen.

Folgende Maßnahmen wurden festgelegt, um die Ziele und Ambitionen der Northumbria University zu unterstützen:

Die Vereinfachung der Produktpalette ist standardmäßiger Teil unseres Angebots, denn Office Depot möchte sicherstellen, dass unsere Kunden den effizientesten und kostengünstigsten Service erhalten. Im Fall der Northumbria University wurde klar, dass die Produktpalette bislang nur sehr begrenzt standardisiert wurde und dass mehrere Produkte für die gleichen Aufgaben verwendet wurden.

Office Depot ermittelte ein neues Kernsortiment, das alle Anforderungen der Universität abdeckt und weniger als ein Drittel der ursprünglichen Produktpalette ausmacht. Diese Verschlankung der verwendeten Produkte hatte weitere Einsparungen zur Folge, denn die Anwendung der Produkte war nun einfacher und Personalschulungen konnten effizienter gestaltet werden.

Implementierung von Budgetkontrollen über ein Online-Bestellsystem

Unser Online-Bestellsystem, Office Depot Online, wurde implementiert. Endnutzer haben damit die Möglichkeit, neben dem intuitiven Bestellprozess hilfreiche Sonderfunktionen zu nutzen: Sicherheitsdatenblätter für alle Produkte können heruntergeladen werden und Team-Manager können sich einen einfachen Überblick über die Ausgaben verschaffen, Bestellvorgänge steuern und somit Zeit und Geld einsparen.

Lieferungen zusammenfassen und vereinfachen

Soweit möglich, fassen wir die Lieferungen der allgemeinen Büromaterialien und der Reinigungsartikel zusammen. Somit reduziert sich die Anzahl der Lieferungen, was sich positiv auf die CO2-Bilanz der Universität auswirkt.

Detaillierte Analyse der Vertragsleistung und Kundenzufriedenheit

Ein vierteljährlicher Performancebericht für die Universität umfasst Trends, Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten bezüglich der Dienstleistungen von Office Depot.

Umsetzung von qualitativ hochwertigen Schulungen und eines leistungsstarken Supportplans

Office Depot erstellte einen umfassenden Schulungsplan, der sicherstellt, dass alle Anwender die Vorteile der neuen Zusammenarbeit verstehen und nutzen. An den Schulungsveranstaltungen vor Ort nahmen über 150 Reinigungskräfte teil. Die zentralen Produktpartner, Diversey und Kimberley Clarke, unterstützten das Training, demonstrierten bewährte Reinigungsmethoden und gaben Ratschläge zu Packungsgrößen und Dosierungen. Der fortlaufende Support bei Fragen zu den Produkten und deren Anwendung wurde sichergestellt. Die Schulungen vor Ort und der Austausch mit den Mitarbeitern führten auch zum testweisen Einsatz von kostengünstigeren konzentrierten Reinigungsprodukten und Mehrfachreinigern für Wände, Böden und Arbeitsflächen.

Die vorläufigen Ergebnisse

  • erfolgreiche Umsetzung des Dienstleistungsvertrags
  • Sicherheitsdatenblätter sind vor Ort verfügbar, einfache bildliche Produktdiagramme helfen bei der Anwendung von Produkten
  • erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit mit einer verbesserten Reinigungsleistung und effizienterem Produktverbrauch
Savings in the region of 12%
from 141 products to 30 key lines

Unser Ziel war, Kosten einzusparen und unsere CO2-Bilanz zu verbessern, ohne Kompromisse beim Service machen zu müssen. Das Angebot von Office Depot gab uns das Vertrauen in eine positive Zusammenarbeit, um gemeinsam diese Ziele umzusetzen